Riktig kontorutstyr kan gjøre en administrativ assistent mer effektiv og hjelpe dem med å overholde arbeidstidsfristene. Mange kontorer har spesifikke kontormaskiner som brukes til bestemte oppgaver, og en kontorist må vite hvordan de skal bruke disse for å få jobben gjort.
Noen av de mer vanlige kontormaskinene som brukes av en kontorist inkluderer merkemaskiner, portovekter og målere og håndholdte arrangører. Disse kan være nyttige for å hjelpe funksjonærer med å organisere filene sine og holde styr på kommende møter og frister.
Annet kontorutstyr som en sekretær kan trenge er en Internett-tilkobling, som lar dem sende og motta e-post fra kunder og interessenter i selskapet. En god Internett-tilkobling er også viktig fordi assistenten kanskje må oppdatere datamaskinen med ny informasjon eller laste ned filer.
Ulike kontorprogrammer er avgjørende for administrative assistenter, inkludert tekstbehandling og presentasjonsprogramvare. Disse programmene er viktige for formatering av dokumenter, manualer, nyhetsbrev og annet materiale. Det er viktig for den administrative assistenten å ha ferdigheter i denne typen programmer slik at de kan kommunisere effektivt med sine sjefer og andre ansatte.
En annen viktig ferdighet er evnen til å planlegge avtaler og gjøre endringer i en avtaleplan. For eksempel vil en assistent ved et helsetjenesteprogram måtte forstå når pasienter er planlagt for besøk og hvor lenge disse besøkene vil vare. Hun må justere timeplanen sin slik at hver pasient blir sett på et passende tidspunkt på dagen og ukedagene.
En assistent kan også bruke sine kommunikasjonsevner til å sørge for at pasientens ønsker blir tatt i betraktning ved avtale. For eksempel, hvis en pasient ønsker å oppsøke lege på et bestemt tidspunkt på dagen eller på bestemte dager i uken, er det nyttig å notere disse ønskene i pasientens journal slik at assistenten kan følge opp og bekrefte dette ønsket.
Denne ferdigheten hjelper også en helsetjenestepasient med å holde seg på rett spor med behandlingsplanen sin. Det viser også pasienten at assistenten er interessert i dem og at de prioriteres.
Av disse grunner er en administrativ assistent ofte den første personen en klient møter på kontoret. Dette kan være en mulighet til å gjøre et godt førsteinntrykk og sette arbeidsgiverens navn i offentligheten.
En god administrativ assistent er en som får folk til å føle seg komfortable og velkomne når de kommer inn på kontoret. De er i stand til å svare på spørsmål og ta opp bekymringer, og de er effektive tidsforvaltere som holder tidsfristene sine.
Som et resultat er det svært viktig å ha et godt forhold til din administrative assistent. Det er en god idé å vise dem at du setter pris på det harde arbeidet deres ved å gi dem en gave nå og da.
